Sekretariat najczęściej stanowi swoiste „serce” przedsiębiorstwa czy jednostki (np. szkoły, kancelarii adwokackiej, dużego biura rachunkowego). To tutaj cały dzień tętni firmowe życie. Często sekretariat stanowi nie tylko firmowe zaplecze, ale i miejsce, gdzie trafiają Klienci, kontrahenci i kadra zarządzająca współpracujących firm w oczekiwaniu na rozmowę z dyrektorem lub inną osobą decyzyjną w firmie. Warto więc zadbać, aby przestrzeń była funkcjonalna, a zarazem stanowiła wizytówkę marki i zachęcała gości z zewnątrz do dalszych kontaktów biznesowych. Jak urządzeń sekretariat idealny?
Podziel przestrzeń na strefy
Przestrzeń sekretariatu warto podzielić na 2 strefy – przeznaczoną do pracy oraz dla interesantów. Nawet, gdy firma posiada oddzielną recepcję, to w sekretariacie często goście oczekują na spotkanie z przedstawicielem kadry zarządzającej. Najlepiej zainwestować w projekt aranżacji wnętrza, który przewidzi każdy detal i pozwoli stworzyć reprezentacyjne, a zarazem maksymalnie funkcjonalne strefy. Architekt lub dekorator wnętrz zadba, aby całość miała spójny charakter, posiadała dobre oświetlenie, a elementy wykończenia (kolory ścian i podłóg, fototapety itp.), meble i dodatki wpisywały się w identyfikację wizualną marki.
Stwórz funkcjonalną strefę biurową
W sekretariacie należy zorganizować funkcjonalne miejsce do pracy. Warto dobrać wygodne biurka z głębokim blatem i ergonomiczne fotele biurowe z profilowanym oparciem, zagłówkiem i podłokietnikami (najlepiej, gdy fotel będzie można regulować na różną wysokość). Ilość stanowisk pracy zależy oczywiście od liczby pracowników, którzy będą zatrudnieni w sekretariacie. Gdy firma nie posiada oddzielnej recepcji, a sekretarka podejmuje gości, można rozważyć zamianę klasycznego biurka na wygodną ladę recepcyjną.
W sekretariacie najczęściej przechowywana jest dokumentacja całej firmy, dlatego należy zadbać o pojemne regały. Można połączyć regał otwarty z pojemną szafą wnękową. Mniejszy regał będzie służyć na dokumentację, która często jest wykorzystywana przez pracowników. Można rozplanować również służbową biblioteczkę, gdzie umieścimy akty prawne, branżową literaturę i prasę. Pozostałe dokumenty można ułożyć na półkach w zamkniętej szafie – w ten sposób unikniemy ogólnego wrażenia bałaganu.
Kolejną kwestią są szafki na akcesoria biurowe, które bardzo często są przechowywane w sekretariatach. W większości firm to właśnie sekretarka zajmuje się zamawianiem papieru do ksero i drukowania, tuszy do drukarek, długopisów, ołówków, spinaczy biurowych, zszywek, segregatorów, teczek na dokumenty i innych materiałów niezbędnych w codziennej pracy biurowej.
Oddzielne miejsce należy zarezerwować na sprzęt biurowy – ksero, faks, drukarka i inne urządzenia często są ustawiane właśnie w sekretariacie. Meble powinny zostać rozplanowane w taki sposób, aby uniknąć widocznej plątaniny kabli i umożliwić pracownikom swobodny dostęp do sprzętu.
Zaprojektuj komfortową strefę dla interesantów
W sekretariacie często znajduje się nie tylko strefa dla pracowników, ale i miejsce przeznaczone dla firmowych gości, którzy oczekują na ważne spotkania. Warto zadbać o ich komfort. Przydatny będzie stolik kawowy, na którym można podać kawę, herbatę czy wodę. Obok niego można rozmieścić wygodne fotele lub krzesełka. Należy jednak pamiętać, aby całość idealnie wkomponowywała się w aranżację całego pomieszczenia i była łatwa do utrzymania w czystości. Nowoczesne szkło i błyszczący metal prezentują się efektownie, ale wymagają szczególnej pielęgnacji, na którą często nie ma czasu podczas wykonywania podstawowych obowiązków biurowych. Lepiej więc wybierać klasyczne stoliki drewniane.