W każdym biurze należy zorganizować nie tylko ergonomiczne stanowiska pracy, ale także wybrać i odpowiednio ustawić meble do przechowywania dokumentów, podręcznego księgozbioru oraz materiałów biurowych. Jaki regał na dokumenty kupić? Podpowiadamy sprawdzone rozwiązania.
Dobierz regał dopasowany do przechowywanej dokumentacji
Nawet niewielkie biura (zatrudniające zaledwie kilka osób) posiadają szereg dokumentów, które są niezbędne w codziennej pracy. Podczas aranżacji gabinetów pracowniczych, należy dobrać odpowiednie szafy i regały, które pozwolą na wygodne przechowywanie segregatorów. Najlepsze będą typowe regały biurowe z otwartymi półkami dostosowanymi do układania segregatorów z dokumentacją. Najlepiej jest wybierać szafy z półkami dostosowanymi do różnych formatów (A5, A4, A3). Oddzielną półkę można przeznaczyć na firmową biblioteczkę, gdzie będziemy przechowywać branżową literaturę (książki, prasę, prospekty, ustawy itp.).
Na teczki z dokumentami idealnie sprawdzą się dodatkowe szuflady. Szuflady można wykorzystać także do przechowywania przyborów biurowych (spinaczy, długopisów, ołówków, itp.). W regale nie powinno zabraknąć szafek, w których będziemy mogli przechowywać tusze do drukarki czy papier do ksera.
Warto pamiętać, że w dobie obowiązującego RODO, niektóre firmowe dokumenty muszą być odpowiednio chronione. W regałach powinny znaleźć się szafki zamykane na kluczyk lub sejfy, do których trafi najbardziej wrażliwa dokumentacja. Niektóre firmy problem ten rozwiązują w inny sposób. Wrażliwa dokumentacja trafia do pomieszczeń, do których dostęp mają wyłącznie przeszkoleni pracownicy odpowiadający za ich ochronę.
Regał do biura – metalowy czy drewniany?
Meble biurowe wykonywane są z litego drewna, sklejek lub metalu. Regały drewniane dobrze będą wpisywać się w klasyczną aranżację. Dostępne są także meble w stylu skandynawskim, które dobrze będą prezentować się w nowoczesnych wnętrzach. Regały metalowe są funkcjonalne i wytrzymałe, ale sprawiają, że biuro nabiera bardziej ascetycznego charakteru.
Dobrym rozwiązaniem są również zamykane szafy na akta z drzwiami dwuskrzydłowymi. Półki są umieszczone wewnątrz takiego masywnego regału. Zaletą tego rozwiązania jest bezpieczne przechowywanie dokumentów i brak konieczności częstego odkurzania segregatorów.
Stwórz firmowe archiwum
Duże firmy często nie przechowują dokumentów w gabinetach przeznaczonych dla pracowników poszczególnych działów, ale w oddzielnym archiwum. W takim przypadku można rozważyć zamianę klasycznych regałów biurowych na specjalistyczne meble dla archiwum. Regały do archiwum wykonane są z metalu. Przedsiębiorstwa, które dysponują niewielkimi pomieszczeniami do przechowywania dokumentacji, mogą rozważyć wybór regałów przesuwnych. Dobrze sprawdzą się one na dokumenty, do których pracownicy rzadko sięgają, ale które zgodnie z przepisami muszą być przechowywane przez określony czas. Na dokumenty, które są w obiegu firmy lepiej wybierać klasyczne regały zamknięte, do których dostęp jest łatwiejszy.